Requisitos de una factura válida en España: checklist 2026

Una factura completa es válida si incluye los datos que exige el artículo 6 del Reglamento de facturación: número y serie, fecha, nombre, NIF y domicilio de quien la emite y de quien la recibe, descripción de lo que vendes, base imponible, tipo y cuota de IVA y, cuando toque, la retención de IRPF y alguna mención especial. Si falta alguno, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA y tú te expones a una sanción. Abajo tienes la lista completa, un ejemplo y una checklist para revisar cada factura.

Índice

Los datos obligatorios, uno por uno

Número y serie

Cada factura lleva un número, y la numeración debe ser correlativa dentro de cada serie: 1, 2, 3… sin saltos ni repeticiones. Puedes usar varias series, por ejemplo una para facturas ordinarias (2026-001) y otra para rectificativas (R2026-001). Lo habitual es empezar una serie nueva cada año, pero no es obligatorio. Tienes ejemplos y qué hacer con saltos o duplicados en la guía de numeración de facturas.

Fecha de expedición y fecha de la operación

La fecha de expedición es el día en que emites la factura. Si el trabajo o la entrega se hicieron en una fecha distinta, o cobraste un anticipo, también hay que indicar esa fecha.

Tus datos y los de tu cliente

• Nombre y apellidos o razón social de las dos partes.
• Tu NIF, siempre.
• El NIF del cliente. El reglamento solo lo exige en algunos casos, como las ventas a otros países de la UE o cuando se aplica la inversión del sujeto pasivo. En la práctica, si tu cliente es empresa o autónomo, inclúyelo siempre: lo necesita para deducirse el IVA.
• El domicilio de las dos partes. En una factura completa también es obligatorio el del cliente, aunque sea un particular. Si no lo tienes y el importe lo permite, puedes emitir una factura simplificada.

Descripción de la operación

Debe permitir saber qué vendes y calcular la base imponible: concepto, cantidad, precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté incluido en ese precio. «Servicios varios» no basta. Mejor «Diseño de logotipo y manual de marca, 1 unidad, 800 €».

Base imponible, tipo de IVA y cuota

La factura debe mostrar la base imponible, el tipo de IVA aplicado (21 %, 10 %, 4 % o 0 %) y la cuota de IVA por separado. Si una misma factura mezcla productos con distintos tipos de IVA, o una parte exenta y otra no, cada base va desglosada por su lado.

Retención de IRPF, si eres profesional

Si tu actividad es profesional (diseñadores, consultores, abogados, traductores…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, debes aplicar una retención del 15 % sobre la base. Durante el año en que empiezas la actividad y los dos siguientes puedes aplicar el 7 %, si se lo comunicas a tu cliente. A los particulares no se les aplica retención. Tienes todos los casos en la guía de la retención del 7 % o del 15 %. Las actividades empresariales, como el comercio o la mayoría de oficios, en general tampoco la aplican.

Menciones especiales

Algunas operaciones exigen una frase concreta en la factura:

Si facturas a clientes de otros países, tienes las menciones y el tratamiento del IVA en la guía para facturar a clientes de la UE y de fuera.

Ejemplo de factura completa

Así quedaría la factura de una diseñadora autónoma, en su segundo año de actividad, a una empresa:

La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA. El cliente te paga 1.140 € e ingresa los 70 € de la retención en Hacienda por ti. Esos 70 € te los descontarás en tu declaración de la renta. Los datos de este ejemplo son ficticios.

Cómo calcular el total, paso a paso

El orden siempre es el mismo: primero la base imponible, después el IVA y la retención sobre esa base, y al final el total.

1. Base imponible: suma de cantidades por precio unitario, menos los descuentos.
2. IVA: base imponible × tipo de IVA.
3. Retención: base imponible × 15 % o 7 %, solo si corresponde.
4. Total: base + IVA − retención.

Con la misma base de 1.000 € cambian mucho el total y lo que cobras según el caso:

Recuerda que el IVA no es un ingreso tuyo: lo cobras al cliente y lo ingresas en Hacienda en el modelo 303 del trimestre. Por eso conviene apartarlo en cuanto cobras. Lo que sí cuenta como ingreso es la base imponible, que es también lo que determina tu cuota de autónomos.

Plazos para emitir la factura

• Si el cliente es un particular: en el momento de la operación.
• Si el cliente es empresa o autónomo: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Si terminas un trabajo el 30 de octubre, tienes hasta el 15 de noviembre.

Puedes agrupar en una sola factura varias operaciones con el mismo cliente dentro del mismo mes natural. Es la llamada factura recapitulativa.

Idioma, moneda y formato

• Idioma: puedes emitirla en cualquier idioma. Hacienda puede pedirte una traducción al castellano o a otra lengua oficial.
• Moneda: los importes pueden ir en cualquier moneda, pero la cuota de IVA debe aparecer en euros.
• Formato: en papel o electrónica. Hoy, la factura en PDF enviada por correo es una factura electrónica válida si tu cliente la acepta. Entre empresas y autónomos dejará de bastar cuando llegue la factura electrónica obligatoria: el 6 de octubre de 2028 para la mayoría.

Factura completa o simplificada

La factura simplificada (el antiguo ticket) tiene menos requisitos: no hace falta el NIF ni el domicilio del cliente, salvo que te los pida para deducirse el IVA. Solo puedes emitirla si el importe no supera los 400 € con IVA incluido, o los 3.000 € en actividades como el comercio minorista, la hostelería, las peluquerías o el transporte de personas.

Si dudas, emite siempre una factura completa: es válida en cualquier caso. Lo comparamos en detalle en factura simplificada o completa.

Lo que añade Verifactu a partir de 2027

Desde el 1 de julio de 2027, si facturas con un programa, cada factura llevará además un código QR y, si usas la modalidad con envío a Hacienda, la leyenda «VERI*FACTU». Lo explicamos en la guía de Verifactu para autónomos. Los datos obligatorios de este artículo no cambian.

Cuánto tiempo guardar las facturas

Debes conservar las facturas emitidas y recibidas al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria. Si llevas contabilidad conforme al Código de Comercio, el plazo es de seis años. Pueden guardarse en formato electrónico, siempre que se conserve su contenido original.

Errores frecuentes

• Saltarse números al anular una factura. No se borra: se emite una factura rectificativa.
• Usar la misma serie para todo y luego no saber qué factura corrige a cuál.
• Calcular la retención sobre el total con IVA en vez de sobre la base imponible.
• Olvidar la mención especial en operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo.
• Emitir una simplificada a una empresa que la necesita completa para deducirse el IVA.

Checklist para revisar cada factura

Si todavía no tienes programa, puedes empezar con nuestra plantilla de factura en Excel, que ya incluye todos estos datos.

• Número correlativo y serie correcta
• Fecha de expedición (y fecha de la operación si es distinta)
• Tu nombre, NIF y domicilio
• Nombre, NIF y domicilio del cliente
• Concepto claro, cantidad y precio unitario sin IVA
• Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA por separado
• Retención de IRPF, si eres profesional y el cliente es empresa o autónomo
• Mención especial, si la operación está exenta o lleva inversión del sujeto pasivo
• Total a pagar
• Emitida dentro de plazo

Facturación según tu profesión

Cada actividad tiene sus particularidades de IVA y retención. Tienes guías específicas para:

• Fontaneros, electricistas y reformas
• Fisioterapeutas y psicólogos
• Diseñadores y desarrolladores
• Traductores y redactores
• Fotógrafos y videógrafos
• Entrenadores personales
• Profesores particulares y academias
• Peluquerías y estética
• Comercios en recargo de equivalencia

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio poner la forma de pago en la factura?

No, no está entre los datos obligatorios. Aun así, conviene indicar el IBAN y el plazo de pago para cobrar antes.

¿Puedo hacer facturas a mano?

Sí, siempre que lleven todos los datos obligatorios. Ten en cuenta que, si usas a la vez algún programa para facturar, a partir de 2027 deberá cumplir Verifactu.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?

No la modifiques ni la borres. Emite una factura rectificativa con su propia serie, que haga referencia a la factura original y explique qué corrige.

¿Hace falta firmar o sellar la factura?

No. Ni la firma ni el sello son requisitos de una factura en papel o en PDF.

Fuentes

• Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE)
• Ley 58/2003, General Tributaria (BOE)