Facturación para diseñadores y desarrolladores freelance

Si eres diseñador, programador o desarrollador web autónomo, tus servicios llevan un IVA del 21 % y, cuando facturas a una empresa española, una retención de IRPF del 15 % (o del 7 % en tus tres primeros años). Si tu cliente es una empresa de otro país, la factura no lleva IVA ni retención. Y si vendes productos digitales a particulares de otros países de la UE, como plantillas o aplicaciones, hay un umbral de 10.000 € a partir del cual debes cobrar el IVA del país de cada cliente. Aquí tienes cada caso con ejemplos.

Índice

IVA: el tipo general del 21 %

El diseño gráfico, el diseño web, la programación, el desarrollo de aplicaciones y el mantenimiento de webs no tienen ningún tipo reducido ni exención: tributan al 21 % cuando el servicio se entiende prestado en España. Es la regla para la mayoría de clientes españoles, empresas o particulares.

Retención de IRPF: profesional, en general

Diseñadores y desarrolladores que trabajan por su cuenta suelen darse de alta en un epígrafe de actividad profesional. Eso tiene una consecuencia práctica:

• Si facturas a una empresa o a otro autónomo en España, debes aplicar una retención del 15 % sobre la base imponible.
• Durante el año en que empiezas y los dos siguientes, puedes aplicar el 7 %, comunicándolo a tu cliente.
• Si facturas a un particular, no hay retención.

Si al menos el 70 % de tus ingresos del año anterior llevaba retención, no tendrás que presentar el modelo 130. Si trabajas sobre todo con clientes extranjeros o particulares, sí.

Ejemplo: diseño de identidad para una empresa española

Clientes de otros países

Muchos freelance de diseño y desarrollo trabajan para empresas extranjeras. La regla general de los servicios entre empresas es que se gravan donde está el cliente:

• Empresa de la Unión Europea con número de IVA válido: factura sin IVA, con la mención «Inversión del sujeto pasivo». Necesitas estar en el Registro de Operadores Intracomunitarios y presentar el modelo 349.
• Empresa de fuera de la UE: factura sin IVA, con la mención de operación no sujeta por reglas de localización.
• En los dos casos, sin retención: los clientes extranjeros no aplican la retención española.

Tienes el procedimiento completo en la guía para facturar a clientes de la UE y de fuera.

Venta de productos digitales a particulares

Si además de trabajar por encargo vendes plantillas, temas de web, iconos, cursos en línea o aplicaciones directamente a particulares por internet, son servicios prestados por vía electrónica, con reglas propias:

• A particulares en España: IVA español del 21 %.
• A particulares de otros países de la UE: mientras tus ventas de este tipo al conjunto de la UE no superen 10.000 € al año, puedes aplicar el IVA español. Por encima, debes cobrar el IVA del país de cada cliente, normalmente a través de la ventanilla única europea (OSS), para no darte de alta en cada país.
• A particulares fuera de la UE: en general no llevan IVA español.

Si vendes a través de un marketplace que cobra al cliente final, revisa sus condiciones: en algunos casos es la plataforma quien se considera vendedora a efectos del IVA y tú le facturas a ella.

Proyectos por fases y anticipos

En diseño y desarrollo es habitual cobrar por fases: un anticipo al empezar y el resto al entregar. Cómo facturarlo:

1. Al cobrar el anticipo, emite una factura por ese importe. El IVA se devenga en el momento del cobro anticipado.
2. En cada hito o al terminar, emite otra factura por la parte correspondiente, descontando lo ya facturado.
3. Si el proyecto se cancela y devuelves parte del anticipo, emite una factura rectificativa.

Ejemplo: web a medida en dos pagos

Mantenimientos y cuotas recurrentes

Si cobras una cuota mensual por mantenimiento web, alojamiento o soporte, puedes emitir una factura al mes o una factura recapitulativa que agrupe las operaciones del mes con el mismo cliente. Lo importante es que la numeración siga siendo correlativa, como explicamos en la guía de numeración de facturas.

Si revendes servicios de terceros, como el dominio o el alojamiento, factúralos con IVA como parte de tu servicio y guarda las facturas de tu proveedor como gasto.

Propiedad intelectual y licencias

En diseño y desarrollo, lo que entregas suele incluir derechos de uso sobre tu trabajo: el cliente podrá usar el logotipo o el código. Conviene que el contrato o el presupuesto diga qué derechos cedes, para qué usos y durante cuánto tiempo. En la factura basta con describir el servicio con claridad, por ejemplo «Diseño de logotipo y cesión de derechos de uso comercial».

Gastos que más se deducen

Los gastos típicos de un diseñador o desarrollador son fáciles de justificar:

Tienes las reglas completas en la guía de gastos deducibles del autónomo. Ten en cuenta que muchos de estos proveedores son extranjeros: sus facturas a tu nombre con tu NIF intracomunitario pueden llevar inversión del sujeto pasivo y tendrás que declararlas en tu modelo 303.

Verifactu y factura electrónica

• Verifactu: desde el 1 de julio de 2027, el programa con el que factures deberá cumplir el reglamento. Si trabajas con muchos clientes extranjeros, comprueba que el programa admite facturas sin IVA con las menciones correctas. Tienes opciones en la comparativa de programas de facturación.
• Factura electrónica obligatoria: desde el 6 de octubre de 2028, tus facturas a empresas y autónomos españoles deberán ser electrónicas estructuradas. Con clientes extranjeros no se aplica.

Si trabajas casi siempre para el mismo cliente

Es frecuente que un desarrollador o diseñador acabe trabajando la mayor parte del año para una sola agencia o empresa. Si al menos el 75 % de tus ingresos viene de un mismo cliente, puedes estar en la figura del trabajador autónomo económicamente dependiente (TRADE), que tiene un contrato propio y algunos derechos adicionales.

En la renta, la Agencia Tributaria prevé una reducción para autónomos económicamente dependientes o con un único cliente no vinculado, como explicamos en la guía de la declaración de la renta del autónomo. Si esa dependencia es total, con horario, medios y órdenes de la empresa, conviene revisar si la relación es en realidad laboral.

Lista de comprobación antes de enviar la factura

1. Cliente identificado: razón social, NIF o número de IVA y domicilio.
2. Concepto claro: qué has hecho, en qué fase y para qué proyecto.
3. IVA correcto: 21 % en España, sin IVA y con la mención adecuada si el cliente es una empresa extranjera.
4. Retención: 15 % o 7 % si el cliente es una empresa o autónomo español; ninguna si es particular o extranjero.
5. Anticipos descontados si ya facturaste una parte.
6. Número correlativo dentro de tu serie.

Errores frecuentes

• Cobrar IVA español a una empresa de la UE que tiene número de IVA válido.
• Olvidar la retención al facturar a una agencia española.
• No vigilar el umbral de 10.000 € si vendes plantillas o cursos a particulares europeos.
• Facturar solo al final de un proyecto en el que ya cobraste un anticipo.
• No declarar las compras de software extranjero con inversión del sujeto pasivo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que aplicar retención si trabajo para una agencia que me subcontrata?

Sí, si la agencia es una empresa o un autónomo español y tú facturas como profesional. La agencia ingresa esa retención en Hacienda en tu nombre.

¿Y si cobro a través de una plataforma de freelance?

Depende de cómo funcione: si la plataforma solo intermedia y tu cliente es la empresa, factura a la empresa. Si la plataforma te paga como proveedor suyo, factura a la plataforma. Revisa sus condiciones y quién figura como tu cliente.

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Fuentes

• Ley 37/1992, del IVA (BOE)
• Tipos de retención de IRPF (Agencia Tributaria)
• Prestaciones de servicios con el extranjero (Agencia Tributaria)