Puedes descargar aquí una plantilla de factura en Excel gratis, con todos los datos que exige el reglamento de facturación y el cálculo automático de la base, el IVA, la retención y el total. Funciona con Excel, LibreOffice y Google Sheets. Una plantilla te sirve si emites pocas facturas y la usas solo para hacer, imprimir y guardar cada factura. Pero tiene fecha de caducidad para muchos autónomos: cuando llegue la factura electrónica obligatoria, el PDF dejará de valer para facturar a empresas.
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Índice
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- Qué incluye la plantilla
- Los datos obligatorios de una factura
- Cómo rellenarla paso a paso
- Un ejemplo
- ¿Una plantilla de Excel es compatible con Verifactu?
- Cuándo deja de bastar una plantilla
- Datos que no son obligatorios pero ayudan a cobrar
- Cómo enviarla y guardarla
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué incluye la plantilla
La plantilla tiene una sola hoja, pensada para imprimirse en un A4 o guardarse en PDF:
| Bloque | Qué rellenas |
|---|---|
| Datos de la factura | Número, fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta |
| Emisor | Tu nombre y apellidos, tu NIF y tu domicilio |
| Cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio |
| Líneas | Hasta ocho conceptos con cantidad, precio y tipo de IVA |
| Totales | Se calculan solos: base, cuota de IVA, retención y total |
| Pago y menciones | IBAN o forma de pago, y la mención legal si tu factura va exenta o con inversión del sujeto pasivo |
Las celdas amarillas son las que rellenas tú. El resto son fórmulas: no las borres.
Los datos obligatorios de una factura
El Reglamento de facturación exige que una factura completa incluya:
- Número y, en su caso, serie, correlativos.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del cliente.
- NIF del emisor y del cliente.
- Domicilio de ambos.
- Descripción de la operación y precio unitario sin IVA.
- Tipo de IVA aplicado.
- Cuota de IVA, por separado.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
- Mención legal, si la operación está exenta o no sujeta.
Lo explicamos uno a uno en los requisitos de una factura. La plantilla tiene un hueco para cada uno.
Cómo rellenarla paso a paso
1. Guarda una copia por factura
Abre la plantilla, rellena tus datos de emisor y guárdala como tu «plantilla base». Para cada factura nueva, haz una copia con el número en el nombre: 2027-001_Cliente.xlsx.
2. Pon el número correlativo
Usa una serie por año, por ejemplo 2027-001, 2027-002… Sin saltos y sin repetir. Si necesitas rectificar una factura, usa una serie distinta, como R-2027-001. Tienes los detalles en la guía de numeración de facturas.
3. Añade las líneas
Escribe el concepto, la cantidad y el precio unitario sin IVA. La base imponible y la cuota de IVA de cada línea se calculan solas. El tipo de IVA viene al 21 %; cámbialo a 10 %, 4 % o 0 % si tu operación lleva otro.
4. Indica la retención, si te corresponde
Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo en España, escribe el porcentaje de retención: 15 % en general o 7 % en tus primeros años. La plantilla lo resta del total. Si facturas a particulares o a clientes extranjeros, deja un 0 %. Lo explicamos en la guía de la retención del 7 % o del 15 %.
5. Añade la mención legal si hace falta
| Situación | Mención |
|---|---|
| Actividad sanitaria o educativa exenta | «Operación exenta de IVA según el artículo 20 de la Ley 37/1992» |
| Cliente empresa de otro país de la UE | «Inversión del sujeto pasivo» |
| Cliente fuera de la UE (servicios) | «Operación no sujeta a IVA por reglas de localización» |
| Reformas con inversión del sujeto pasivo | «Inversión del sujeto pasivo» |
Tienes más detalle en la guía de facturar a clientes extranjeros.
6. Exporta a PDF y envíala
Guarda la factura en PDF y envíala desde tu correo. Conserva el PDF y el Excel en tu carpeta de facturas emitidas del trimestre.
Un ejemplo
Una traductora autónoma factura a una agencia española 1.200 palabras a 0,10 euros y una revisión de 80 euros:
| Concepto | Cantidad | Precio | Base | IVA |
|---|---|---|---|---|
| Traducción inglés-español | 1.200 | 0,10 € | 120,00 € | 25,20 € |
| Revisión de estilo | 1 | 80,00 € | 80,00 € | 16,80 € |
Totales: base 200 euros, IVA 42 euros, retención del 15 %, −30 euros, total 212 euros.
¿Una plantilla de Excel es compatible con Verifactu?
Según la Agencia Tributaria, una hoja de cálculo no es un sistema de facturación si la usas exclusivamente para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y conservarla. Esta plantilla está pensada así: calcula los totales de la propia factura y nada más.
Deja de serlo si la conviertes en algo que procesa tus facturas para generar tu libro registro o tu contabilidad, por ejemplo con macros o con fórmulas que vuelquen cada factura en un resumen. En ese caso pasaría a ser un sistema de facturación y tendría que cumplir Verifactu, algo que una hoja casera no puede hacer. Por eso el libro de ingresos y gastos lo tienes en un archivo aparte, que rellenas a mano.
Si tienes dudas sobre tu caso, haz el test de Verifactu o lee la guía de facturar con Excel o Word.
Cuándo deja de bastar una plantilla
La factura electrónica entre empresas
El Real Decreto 238/2026 obliga a emitir facturas electrónicas estructuradas, no PDF, en las operaciones con empresas y profesionales. Para los autónomos llega el 6 de octubre de 2028. Desde entonces, si facturas a empresas, una plantilla de Excel no servirá: necesitarás un programa o la solución pública de la Agencia Tributaria. Si solo facturas a particulares, podrás seguir con la plantilla.
Cuando emites muchas facturas
Con más de 10 o 15 facturas al mes, una plantilla empieza a dar problemas: números repetidos, datos de clientes copiados a mano, totales del trimestre que hay que sumar uno a uno. Un programa te ahorra tiempo y errores. Tienes opciones en la comparativa de programas de facturación y, si das el salto, en la guía para pasar de Excel a un programa.
Cuando quieres automatizar
Si te gustaría que la factura alimente tus libros, tu 303 o tus avisos de cobro, ya no buscas una plantilla, sino un sistema de facturación. Y entonces tiene que cumplir Verifactu.
Datos que no son obligatorios pero ayudan a cobrar
La plantilla incluye un hueco para la forma de pago. Aprovéchalo:
- IBAN de tu cuenta, para que te paguen por transferencia.
- Fecha de vencimiento: por ejemplo, «pago a 30 días». Según la ley de morosidad, en las operaciones entre empresas y profesionales el plazo de pago es de 30 días si no se pacta otro, y no puede superar los 60 días.
- Referencia del cliente: un número de pedido o de presupuesto aceptado, que acelera su aprobación interna.
- Tu correo y teléfono, por si hay dudas.
Cómo enviarla y guardarla
- Envíala en PDF, nunca el Excel editable.
- Usa un asunto claro: «Factura 2027-015 – Nombre de tu empresa».
- Guarda el PDF y el Excel en la carpeta de facturas emitidas del trimestre, y apunta la factura en tu libro de ingresos y gastos.
- Haz copia de seguridad: tienes que conservar las facturas al menos cuatro años, como explicamos en cuánto tiempo guardar las facturas.
Si el cliente no paga en el plazo pactado, envía un recordatorio amable con la factura adjunta. Ten en cuenta que el IVA de la factura lo tienes que declarar en el trimestre en que la emites, aunque todavía no la hayas cobrado.
Errores frecuentes
- Sobrescribir la misma plantilla y perder facturas anteriores.
- Saltarse números o repetirlos al copiar el archivo.
- Olvidar el NIF del cliente en facturas completas.
- Aplicar retención a particulares: solo se retiene cuando el cliente es empresa o profesional.
- Modificar una factura ya enviada: si hay un error, haz una factura rectificativa.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla funciona en Google Sheets?
Sí. Súbela a Google Drive y ábrela con Google Sheets. Las fórmulas se mantienen.
¿Puedo poner mi logo?
Sí, inserta tu logo en la parte superior. No afecta a las fórmulas.
¿Tengo que firmar las facturas?
No es obligatorio firmar las facturas en papel ni en PDF.