Como autónomo en estimación directa simplificada, debes llevar un libro registro de ventas e ingresos, uno de compras y gastos y uno de bienes de inversión, además de los libros registro de IVA. En la práctica, un mismo archivo bien organizado sirve para todos. Aquí puedes descargar gratis un libro de ingresos y gastos en Excel, con un resumen trimestral que te da las cifras orientativas para el modelo 303 y el 130. Te explicamos qué anotar y cómo usarlo.
Descargar el libro de ingresos y gastos (Excel, 28 KB)
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Qué libros tiene que llevar un autónomo
Depende de tu régimen y de tu actividad. Para la mayoría de autónomos en estimación directa simplificada:
| Libro | Qué recoge | Por qué impuesto |
|---|---|---|
| Facturas expedidas | Cada factura que emites | IVA |
| Facturas recibidas | Cada factura de gasto con IVA deducible | IVA |
| Ventas e ingresos | Todos tus ingresos de la actividad | IRPF |
| Compras y gastos | Todos tus gastos deducibles | IRPF |
| Bienes de inversión | Equipos que amortizas en varios años | IVA e IRPF |
Hacienda permite unificar los libros de IVA y de IRPF en uno solo, siempre que incluyan todos los datos exigidos por ambos impuestos. Es lo que hace esta plantilla: la hoja de ingresos sirve como libro de facturas expedidas y de ingresos, y la de gastos como libro de facturas recibidas y de gastos.
Si has optado por imputar tus ingresos y gastos en el IRPF por el criterio de cobros y pagos, algo que permite el reglamento del IRPF a quien no lleva contabilidad mercantil, añade una columna con la fecha de cobro o de pago. Si estás en módulos, tus obligaciones son distintas: lo explicamos en Verifactu y módulos.
Qué incluye la plantilla
Hoja «Ingresos»
| Columna | Qué escribir |
|---|---|
| Fecha | La fecha de expedición de la factura |
| Nº de factura | El número correlativo, con su serie |
| Cliente y NIF | Los datos de la factura |
| Base imponible | El importe sin IVA |
| Tipo de IVA | 21 %, 10 %, 4 % o 0 % |
| Cuota de IVA | Se calcula sola |
| Retención (%) | 15 %, 7 % o 0 % |
| Importe retenido y total | Se calculan solos |
Hoja «Gastos»
Las mismas columnas, más el concepto del gasto y una columna ¿Deducible? en la que eliges «Sí» o «No». Solo los gastos marcados como deducibles cuentan en el resumen.
Hoja «Resumen trimestral»
Escribe el año en la celda amarilla y la hoja suma automáticamente, para cada trimestre:
- Ingresos (base imponible).
- IVA repercutido, el que has cobrado.
- Retenciones que te han practicado.
- Gastos deducibles (base imponible).
- IVA soportado deducible.
- IVA del trimestre, la diferencia orientativa para el modelo 303.
- Rendimiento del trimestre, ingresos menos gastos.
Cómo usarlo paso a paso
- Guarda una copia por año:
libro-2027.xlsx. - Escribe el año en el resumen.
- Cada vez que emitas una factura, añade una fila en «Ingresos».
- Cada vez que recibas una factura de gasto, añade una fila en «Gastos» y decide si es deducible. Si dudas, consulta la guía de gastos deducibles.
- Anota la cuota de autónomos cada mes como gasto, con el IVA a 0 %: es deducible en el IRPF.
- Al final del trimestre, revisa el resumen y úsalo para presentar el 303 y el 130.
Ojo con el modelo 130
El modelo 130 es acumulado: en el segundo trimestre declaras los ingresos y gastos de enero a junio, no solo los del trimestre. Suma las columnas del resumen desde el primer trimestre. Lo explicamos con un ejemplo en el modelo 130 paso a paso.
Un ejemplo del primer trimestre
Una fisioterapeuta con algunos clientes de entrenamiento sin exención anota en el trimestre:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ingresos exentos (sesiones sanitarias) | 6.000 € |
| Ingresos con IVA del 21 % | 1.000 € |
| IVA repercutido | 210 € |
| Gastos deducibles | 1.400 € |
| IVA soportado deducible | 84 € |
El resumen le dará un IVA orientativo de 126 euros y un rendimiento de 5.600 euros. Pero como tiene operaciones exentas y no exentas, está en prorrata y no puede deducir todo el IVA de sus gastos. Por eso el resumen es orientativo: en casos así, revisa el cálculo con la guía de facturación para fisioterapeutas y psicólogos o con tu asesor.
Libro en Excel y Verifactu
Una pregunta lógica: ¿un libro en Excel es un sistema de facturación? Según la Agencia Tributaria, una hoja de cálculo pasa a ser un sistema de facturación cuando procesa los datos de las facturas que emite para generar los libros registro o la contabilidad. Esta plantilla no emite facturas: es un libro en el que anotas a mano las facturas que ya has emitido con tu programa o con tu plantilla de factura.
Por eso conviene mantener dos archivos separados: uno para hacer la factura y otro para el libro. Si los unes con macros o fórmulas que vuelcan la factura en el libro, la hoja se convierte en un sistema de facturación y tendría que cumplir Verifactu. Si tienes dudas, haz el test de Verifactu.
Si ya usas un programa de facturación, normalmente genera los libros registro por ti y puedes exportarlos. En ese caso, la plantilla te sirve sobre todo para los gastos que no pasan por el programa.
Cuándo pasarte a un programa
- Si emites muchas facturas, copiar cada una al libro duplica el trabajo.
- Si tus ingresos crecen, el riesgo de error en el 303 y el 130 también.
- Si llega la factura electrónica: desde el 6 de octubre de 2028, los autónomos que facturan a empresas tendrán que emitir facturas electrónicas, y un programa llevará los libros a la vez.
Tienes opciones en la comparativa de programas de facturación y una guía para pasar de Excel a un programa.
Cómo anotar los casos especiales
| Caso | Cómo anotarlo |
|---|---|
| Factura a una empresa de otro país de la UE | En «Ingresos», con IVA al 0 %; recuerda la mención de inversión del sujeto pasivo y el modelo 349. Lo explicamos en facturar a clientes extranjeros |
| Gasto con IVA no deducible (por ejemplo, un tique sin tus datos) | En «Gastos», con la base igual al importe total e IVA al 0 % |
| Cuota de autónomos | En «Gastos», cada mes, con IVA al 0 % y «Sí» en deducible |
| Suplidos (pagos que haces en nombre del cliente) | No son ingresos ni gastos tuyos: no los anotes |
| Factura rectificativa | Una fila con los importes en negativo |
| Ordenador o furgoneta que amortizas | En una hoja de bienes de inversión; en «Gastos», solo la amortización del año |
Si tienes dudas sobre un gasto concreto, como el móvil o la luz de casa, revisa la guía de gastos de suministros en casa.
El cierre del año
En enero, con el libro completo, tendrás casi todo lo necesario para:
- El modelo 390, el resumen anual del IVA, con los totales del año.
- El modelo 347, si has tenido operaciones de más de 3.005,06 euros con un mismo cliente o proveedor: filtra la columna de cliente y suma.
- La renta, en primavera: el rendimiento del año es la base de tu declaración. Te lo explicamos en la renta del autónomo.
Después, guarda una copia del archivo del año y empieza uno nuevo.
Errores frecuentes
- Anotar los ingresos con IVA en la columna de base imponible.
- Olvidar la cuota de autónomos como gasto deducible.
- Mezclar gastos personales con los de la actividad.
- Usar el resumen trimestral como 130 sin acumular los trimestres anteriores.
- Borrar filas de facturas anuladas: si anulas una factura, haz una factura rectificativa y anótala en negativo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda?
No se presentan con regularidad, pero Hacienda puede pedírtelos en una comprobación. Guárdalos al menos cuatro años, como explicamos en la guía de cuánto tiempo guardar las facturas.
¿Hay un formato oficial?
La Agencia Tributaria publica un formato electrónico de libros registro que se puede usar de forma voluntaria. No es obligatorio para los autónomos en estimación directa, siempre que los libros tengan todos los datos exigidos.
¿Y los bienes de inversión?
Anota los equipos que amortizas (un ordenador, una furgoneta) en una hoja aparte con la fecha de compra, el importe y la amortización de cada año.