Como autónomo, debes conservar tus facturas emitidas y recibidas al menos cuatro años, que es el plazo en que Hacienda puede revisar tus impuestos. Si llevas contabilidad conforme al Código de Comercio, el plazo es de seis años. Y hay casos que lo alargan, como los bienes que amortizas durante años. Puedes guardarlas en formato electrónico, siempre que conserves su contenido original. Aquí tienes los plazos, cómo organizarlas y cómo hacer copias de seguridad.
Índice
Ver el índice
- Los plazos de conservación
- Desde cuándo se cuentan los cuatro años
- Casos en los que debes guardarlas más tiempo
- Qué más tienes que guardar
- Papel o electrónico
- Cómo organizarlas
- Copias de seguridad: la regla 3-2-1
- Si pierdes una factura
- Verifactu y la conservación
- Un calendario de copias
- Herramientas útiles
- Protección de datos
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Los plazos de conservación
| Norma | Plazo | Qué implica |
|---|---|---|
| Ley General Tributaria | 4 años | El plazo de prescripción: Hacienda puede revisar tus impuestos durante ese tiempo |
| Código de Comercio | 6 años | Para la contabilidad y los justificantes de los empresarios que llevan contabilidad mercantil |
| Reglamento de facturación | El de la Ley General Tributaria | Obliga a conservar facturas emitidas y recibidas con su contenido original |
El Reglamento de facturación remite al plazo de la Ley General Tributaria. Como regla práctica, guarda todo al menos seis años: así cubres los dos plazos.
Desde cuándo se cuentan los cuatro años
El plazo no empieza el día de la factura, sino cuando termina el plazo para presentar la declaración en la que se incluyó. Por ejemplo:
- Una factura de mayo de 2026 se declara en el modelo 303 del segundo trimestre, cuyo plazo acaba el 20 de julio de 2026. El plazo de cuatro años termina en julio de 2030.
- En el IRPF, esa misma factura se incluye en la renta de 2026, que se presenta hasta finales de junio de 2027. El plazo termina a finales de junio de 2031.
Por eso, aunque se hable de «cuatro años», en la práctica conviene conservar las facturas cinco o seis años desde su fecha.
Casos en los que debes guardarlas más tiempo
- Bienes que amortizas: la factura de un ordenador o una furgoneta que amortizas en varios años debe guardarse hasta que prescriba el último año en que te deduces la amortización.
- Pérdidas o bases negativas que compensas en años posteriores.
- Una comprobación abierta: si Hacienda inicia una revisión, el plazo se interrumpe.
- Inmuebles afectos a la actividad: la documentación de la compra, mientras uses el inmueble y hasta que prescriba su venta.
Qué más tienes que guardar
Además de las facturas, conserva durante los mismos plazos:
- Los libros registro de facturas emitidas y recibidas, y de bienes de inversión.
- Los modelos presentados y sus justificantes: 303, 130, 390, 347, renta.
- Los extractos bancarios de la cuenta que usas para tu actividad.
- Los justificantes de pago de tus gastos, especialmente si pagaste en efectivo.
- Los contratos con clientes y proveedores, y los presupuestos aceptados.
- Las comunicaciones relevantes, como la del 7 % de retención a tus clientes.
- Las resoluciones de la Seguridad Social, como la regularización de tus cuotas.
Papel o electrónico
Puedes conservar las facturas en formato electrónico, aunque las recibieras en papel, siempre que:
- Se mantenga su contenido original y sean legibles.
- Puedas acceder a ellas si Hacienda te las pide.
- Puedas identificarlas, por ejemplo por fecha, número y cliente o proveedor.
Ojo con las facturas que recibes en papel: para poder destruir el original y quedarte solo con la copia digital, la Orden EHA/962/2007 exige una digitalización certificada, hecha con un programa homologado por la Agencia Tributaria. Si las escaneas o fotografías con una aplicación normal, la copia te sirve para organizarte y como respaldo, pero guarda también el papel. Lo explicamos en la guía de apps para escanear tiques y gastos.
Cómo organizarlas
Un sistema sencillo de carpetas funciona bien:
| Carpeta | Contenido |
|---|---|
| 2026 / 1T / Emitidas | Facturas emitidas de enero a marzo |
| 2026 / 1T / Recibidas | Facturas de gastos de enero a marzo |
| 2026 / 1T / Modelos | Justificantes del 303 y el 130 del trimestre |
| 2026 / Anual | Renta, 390, 347 y certificados de retenciones |
| Bienes de inversión | Facturas de equipos que amortizas, sin importar el año |
Usa nombres de archivo que se entiendan: por ejemplo, 2026-047_PanaderiaEjemplo.pdf para una factura emitida o 2026-03-03_Papeleria_B12345678.pdf para una recibida.
Copias de seguridad: la regla 3-2-1
Perder tus facturas por un fallo del ordenador o un robo del móvil puede ser un problema serio. La regla 3-2-1 es sencilla:
- 3 copias de tus archivos: la original y dos copias.
- 2 soportes distintos: por ejemplo, el ordenador y un disco externo.
- 1 copia fuera de casa: en la nube o en otro lugar físico.
Un ejemplo práctico
- Original: la carpeta de facturas en tu ordenador.
- Copia en la nube: un servicio de almacenamiento que sincronice esa carpeta automáticamente.
- Copia en un disco externo: una vez al trimestre, cuando presentas el 303, copia la carpeta del trimestre a un disco que guardes en casa.
Si usas un programa en la nube
Tus facturas están en los servidores del programa, pero no dependas solo de ellos. Exporta cada trimestre tus facturas en PDF y tus libros registro, y guárdalos con el resto de tus copias. Si el programa cierra o cambias de proveedor, tendrás todo. Lo mismo vale para la aplicación gratuita de la AEAT, que no permite exportar los registros a otro programa.
Si pierdes una factura
- Si es una factura recibida, pide un duplicado al proveedor. Sin factura no puedes deducir el IVA de ese gasto, y en el IRPF tendrás un justificante más débil.
- Si es una factura emitida, recupera la copia de tu programa o de tu archivo. Si no la tienes, reconstruye los datos a partir de tu libro registro y del cobro, y guarda una explicación de lo ocurrido.
Por eso las copias de seguridad son tan importantes: evitan estas situaciones.
Verifactu y la conservación
Si usas un programa en la modalidad sin envío de Verifactu, además de las facturas, el sistema debe conservar los registros de facturación. En la modalidad VERI*FACTU, esos registros los recibe Hacienda. En ambos casos, tú sigues obligado a conservar tus facturas.
Un calendario de copias
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Cada vez que emites o recibes una factura | Guárdala en la carpeta del trimestre |
| Cada semana | Comprueba que la sincronización con la nube funciona |
| Cada trimestre, al presentar el 303 | Exporta facturas y libros del programa y copia la carpeta al disco externo |
| Cada año, al presentar la renta | Haz una copia completa del año y guárdala aparte |
| Cada año, en enero | Revisa qué documentos ya han superado los plazos de conservación |
Herramientas útiles
No necesitas nada sofisticado:
- Un servicio de almacenamiento en la nube con sincronización automática y verificación en dos pasos.
- Un disco externo o una memoria USB dedicados solo a las copias.
- La función de exportar de tu programa de facturación.
- Una aplicación de escaneo en el móvil para los tiques de papel, si tu programa no la incluye.
Protección de datos
Tus facturas contienen datos personales de tus clientes. Protege tus copias:
- Usa contraseñas en el ordenador y en la nube.
- Activa la verificación en dos pasos en tu almacenamiento en la nube.
- Cifra el disco externo si es posible.
- Borra de forma segura los documentos cuando ya no tengas obligación de conservarlos.
Tienes más consejos en la guía de seguridad para autónomos.
Errores frecuentes
- Guardar solo la copia del programa sin exportarla nunca.
- Tirar las facturas a los cuatro años exactos sin contar desde el fin del plazo de la declaración.
- Olvidar las facturas de los bienes que sigues amortizando.
- Tener todas las copias en el mismo ordenador.
- Guardar fotos ilegibles de los tiques.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tirar los tiques de papel si los he escaneado?
Solo si la digitalización es certificada, es decir, hecha con un programa homologado por la Agencia Tributaria. Con un escaneo normal, guarda también el papel durante los plazos de conservación.
¿Sirve una foto del tique hecha con el móvil?
Como copia de trabajo, sí, si se lee bien todo el contenido: fecha, datos del emisor, importe e IVA. Muchos programas de facturación permiten fotografiar los tiques y los guardan asociados al gasto. Los tiques de papel térmico se borran con el tiempo, así que digitalizarlos pronto es buena idea, aunque conserves el original.
¿Qué hago con las facturas si me doy de baja como autónomo?
Debes seguir conservándolas durante los mismos plazos, aunque ya no tengas actividad.