Una app para escanear tiques te ayuda a no perder ningún gasto: fotografías el tique o la factura, la app lee el importe, la fecha y el IVA, y lo guarda ordenado para tu trimestre. Pero hay dos cosas que conviene saber antes de fiarte: un tique sin tus datos no te permite deducir el IVA, y para tirar el papel original necesitas una digitalización certificada, con un programa homologado por la Agencia Tributaria. Te explicamos qué mirar en una app, sin rankings ni enlaces patrocinados.
Índice
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- Para qué sirve escanear tus gastos
- Qué tiques te sirven para deducir
- Qué mirar en una app de escaneo
- ¿Puedo tirar el tique después de escanearlo?
- Un método sencillo para cada trimestre
- Escaneo de gastos y Verifactu
- Los gastos que más se pierden
- Nombres y carpetas
- Si trabajas con gestoría
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Para qué sirve escanear tus gastos
- No perder tiques: el tique de una comida con un cliente o del aparcamiento se pierde en la cartera en una semana.
- Ahorrar tiempo al final del trimestre: los gastos ya están anotados cuando preparas el modelo 303 y el modelo 130.
- Evitar que se borren: los tiques de papel térmico pierden la tinta con el tiempo.
- Tener una copia si pierdes el original.
Qué tiques te sirven para deducir
Antes de escanear nada, conviene saber qué documentos valen:
| Documento | IVA | IRPF |
|---|---|---|
| Factura completa a tu nombre, con tu NIF | Deducible | Deducible |
| Factura simplificada con tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA separada | Deducible | Deducible |
| Tique sin tus datos | No deducible | Justificante débil; mejor pedir factura |
El Reglamento de facturación solo permite deducir el IVA de una factura simplificada si incluye tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA por separado. Por eso, cuando pagues un gasto de la actividad, pide factura con tus datos. Muchos comercios la emiten al momento si les das el NIF, o te dejan descargarla en su web con el código del tique. Te explicamos la diferencia en la guía de factura simplificada o completa.
Qué mirar en una app de escaneo
1. Lectura automática de los datos
La mayoría usa reconocimiento de texto para leer el proveedor, el NIF, la fecha, la base, el tipo de IVA y el total. Revisa siempre lo que lee: con tiques arrugados o borrosos, se equivoca.
2. Integración con tu programa de facturación
Lo más práctico es que el escaneo esté dentro de tu programa de facturación o conectado a él. Así, el gasto entra directamente en tu libro de gastos y en los totales del trimestre. Muchos programas lo incluyen; compruébalo antes de pagar una app aparte. Tienes ideas en la comparativa de programas de facturación.
3. Exportación
Si la app es independiente, que permita exportar los gastos a Excel o CSV, y las imágenes en PDF o JPG. Así podrás llevarlos a tu libro de ingresos y gastos o a tu gestoría.
4. Categorías
Poder clasificar cada gasto (suministros, material, desplazamientos, formación) te ayuda a revisar qué es deducible. Repasa la guía de gastos deducibles.
5. Copias de seguridad y privacidad
Tus tiques contienen datos tuyos y de tus proveedores. Mira dónde se guardan, si puedes descargar todo en cualquier momento y qué pasa si dejas de pagar. Nunca dependas de una sola copia: sigue la regla 3-2-1 que explicamos en cuánto tiempo guardar las facturas.
6. Facturas que llegan por correo
Muchos proveedores ya envían la factura en PDF. Una buena app o programa permite reenviarlas a una dirección de correo y las procesa igual que una foto. Y desde que la factura electrónica sea obligatoria entre empresas, recibirás muchas facturas en formato estructurado, que tu programa podrá leer sin escanear.
7. Digitalización certificada
Es la característica que permite tirar el papel. Lo explicamos a continuación.
¿Puedo tirar el tique después de escanearlo?
Depende de cómo lo escanees. La Orden EHA/962/2007 permite sustituir las facturas en papel por una copia digital solo si se hace mediante digitalización certificada, con un programa homologado por la Agencia Tributaria que garantiza que la imagen es fiel e íntegra.
| Cómo escaneas | ¿Puedes tirar el papel? |
|---|---|
| Con un programa de digitalización certificada homologado | Sí |
| Con una app normal o la cámara del móvil | No: guarda el papel, la imagen es una copia de trabajo |
Si una app dice ofrecer digitalización certificada, comprueba que el programa está homologado por la Agencia Tributaria. En la sede electrónica puedes consultar el procedimiento de homologación.
En la práctica, muchos autónomos usan una app normal y guardan el papel en un sobre por trimestre. Es una solución sencilla y segura.
Un método sencillo para cada trimestre
- Al pagar, pide factura con tus datos si es un gasto de la actividad.
- Ese mismo día, fotografía el tique o la factura con la app.
- Revisa que la app ha leído bien el importe y el IVA.
- Guarda el papel en un sobre del trimestre.
- Antes de presentar el 303, revisa que todos los gastos del trimestre están en la app y exporta el listado.
- Haz copia de las imágenes y del listado en tu carpeta del trimestre.
Escaneo de gastos y Verifactu
Verifactu afecta a los sistemas con los que emites facturas, no a los que usas para registrar las que recibes. Escanear tus gastos no te obliga a nada en Verifactu. Si tu programa hace ambas cosas, la parte de facturas emitidas es la que tiene que cumplir. Si dudas de si te afecta, haz el test de Verifactu.
Los gastos que más se pierden
Son pequeños, pero al año suman:
| Gasto | Consejo |
|---|---|
| Aparcamiento y peajes | Pide la factura en la máquina o en la web del aparcamiento |
| Comidas con clientes | Pide factura con tus datos y anota con quién y por qué |
| Material de oficina | Compra en comercios que emiten factura con tu NIF |
| Suscripciones y programas | Descarga cada mes la factura de la web del proveedor |
| Transporte | Guarda los billetes electrónicos en PDF |
| Formación y libros | Pide factura a tu nombre |
Las comidas y los desplazamientos tienen límites y requisitos propios. Lo explicamos en la guía de gastos deducibles.
Nombres y carpetas
Si la app permite exportar las imágenes, usa un nombre que se entienda sin abrir el archivo: 2027-03-14_Aparcamiento_B12345678.pdf. Y guárdalas en la carpeta del trimestre, junto a las facturas recibidas en PDF.
Si trabajas con gestoría
Pregunta a tu gestoría cómo prefiere recibir los gastos. Muchas tienen su propia aplicación o un portal en el que subir los tiques, y te ahorran pagar otra. Si no, una exportación trimestral en Excel con las imágenes adjuntas suele ser suficiente. Si estás valorando si te compensa, lee gestoría o programa de facturación.
Errores frecuentes
- Escanear tiques sin tus datos y pensar que el IVA es deducible.
- Tirar el papel después de escanearlo con una app normal.
- Fiarse de la lectura automática sin revisar.
- Pagar una app que tu programa de facturación ya incluye.
- Mezclar gastos personales en la app de la actividad.
Preguntas frecuentes
¿Las apps de escaneo son deducibles?
Sí, la suscripción de una app que usas para tu actividad es un gasto deducible, y su IVA también si tienes la factura a tu nombre.
¿Sirve una foto del tique en una comprobación?
Como apoyo, sí, pero Hacienda puede pedirte el original si no lo digitalizaste de forma certificada. Por eso conviene guardar el papel.
¿Y si el tique se ha borrado?
Pide un duplicado al comercio o descarga la factura en su web. Si no es posible, guarda el justificante del pago con tarjeta, que al menos acredita el importe y la fecha.
¿La app tiene que estar en español?
No es obligatorio, pero ayuda mucho que reconozca el formato de los tiques españoles: el NIF, el IVA desglosado y los tipos del 21 %, 10 % y 4 %. Pruébala con unos cuantos tiques reales antes de pagar una suscripción anual.
¿Puedo escanear las facturas de proveedores extranjeros?
Sí. Ten en cuenta que muchas suscripciones de empresas de fuera de España llegan sin IVA español, porque se aplica la inversión del sujeto pasivo, y tienes que declararlas en el modelo 303. Lo explicamos en la guía de facturar a clientes extranjeros.