Para pasar de Excel a un programa de facturación sin problemas, hazlo a principio de un trimestre, prepara antes la lista de clientes y productos, decide cómo seguirá tu numeración y guarda todas tus facturas antiguas en PDF. Desde el día del cambio, todas tus facturas deben salir del nuevo programa: no se pueden mezclar métodos. El proceso completo se hace en una tarde si lo preparas bien. Aquí tienes los pasos y una lista de comprobación.
Índice
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- Por qué cambiar ahora
- Cuándo hacer el cambio
- Paso 1: elige el programa
- Paso 2: prepara tus datos en Excel
- Paso 3: decide la numeración
- Paso 4: configura el programa
- Paso 5: haz una factura de prueba
- Paso 6: guarda tus facturas antiguas
- Paso 7: deja de usar el Excel para facturar
- Qué hacer con los gastos
- Cobros pendientes de facturas antiguas
- Ejemplo de calendario de cambio
- Lista de comprobación final
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Por qué cambiar ahora
Facturar con Excel o Word sigue siendo posible si solo los usas para escribir, imprimir y guardar las facturas, como explicamos en facturar con Excel o Word. Pero hay tres buenas razones para cambiar con tiempo:
- Verifactu: si tu hoja de cálculo genera tu libro registro o tus totales de forma automática, es un sistema de facturación que no cumple el reglamento.
- La factura electrónica de 2028: desde el 6 de octubre de 2028, tus facturas a empresas deberán ser electrónicas estructuradas, y un Excel no las genera.
- El tiempo: un programa calcula el IVA, la retención y los totales del trimestre por ti.
Cuándo hacer el cambio
El mejor momento es el primer día de un trimestre: 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio o 1 de octubre. Así:
- Cada declaración trimestral se prepara con un solo sistema.
- Cuadrar el modelo 303 y el modelo 130 es más fácil.
- No tienes facturas del mismo periodo repartidas en dos sitios.
Si puedes, el ideal es empezar un año nuevo, el 1 de enero, porque también empezarás series nuevas.
Paso 1: elige el programa
Antes de elegir, comprueba:
- Que cumple Verifactu y tiene declaración responsable publicada.
- Que admite tus tipos de factura: con retención, sin IVA a clientes extranjeros, tiques si los necesitas, rectificativas.
- Que permite importar clientes y productos desde un archivo de Excel o CSV.
- Que permite exportar tus facturas si algún día cambias de nuevo.
Tienes opciones en la comparativa de programas de facturación y en los programas de facturación gratis que cumplen Verifactu.
Paso 2: prepara tus datos en Excel
Antes de abrir el programa, ordena en una hoja de cálculo la información que vas a trasladar.
Clientes
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre o razón social | Panadería Ejemplo, S. L. |
| NIF o número de IVA | B12345678 |
| Dirección completa | Avenida del Puerto 5, 46021 Valencia |
| Correo electrónico | facturas@ejemplo.es |
| Retención | Sí, 15 % |
| País | España |
Aprovecha para revisar que los NIF son correctos: un NIF erróneo en una factura obliga a rectificarla.
Productos o servicios
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre | Hora de consultoría |
| Precio sin IVA | 50,00 € |
| Tipo de IVA | 21 % |
Guarda ambas hojas en formato CSV si el programa lo pide para importarlas.
Paso 3: decide la numeración
Tienes dos opciones correctas:
- Continuar tu serie actual en el programa nuevo, empezando por el número siguiente al último que emitiste en Excel. Si tu última factura fue la 2026-045, la primera del programa será la 2026-046.
- Empezar una serie nueva, por ejemplo con otro prefijo o, si cambias en enero, con el nuevo año.
Lo que no puedes hacer es dejar huecos ni repetir números. Configura también una serie para las rectificativas y, si emites tiques, otra para ellos. Tienes las reglas en la guía de numeración de facturas.
Paso 4: configura el programa
- Tus datos de emisor: nombre, NIF, dirección y, si quieres, tu logotipo.
- Tu régimen de IVA y si aplicas retención, con el porcentaje que te corresponde: el 15 % o el 7 % si estás en tus tres primeros años.
- Las series que hayas decidido.
- La plantilla de factura, comprobando que hay espacio arriba para el código QR de Verifactu.
- Importa clientes y productos desde tus hojas.
Paso 5: haz una factura de prueba
Antes de emitir facturas reales, comprueba:
- Que los cálculos de IVA y retención son correctos.
- Que la factura lleva todos los datos obligatorios.
- Que el código QR aparece y, al escanearlo, lleva al servicio de cotejo de la Agencia Tributaria.
- Que puedes descargar la factura en PDF y enviarla por correo.
Muchos programas tienen un modo de pruebas o te permiten anular la prueba. Si no, emite la primera factura real con especial cuidado.
Paso 6: guarda tus facturas antiguas
Tus facturas hechas con Excel o Word siguen siendo válidas y tienes que conservarlas al menos cuatro años. Para tenerlas ordenadas:
- Exporta cada factura a PDF, si no lo tenías ya.
- Guárdalas en carpetas por año y trimestre.
- Conserva también tu Excel de facturas emitidas, como respaldo.
- Haz una copia de seguridad en otro sitio, por ejemplo en la nube.
No hace falta pasar las facturas antiguas al programa nuevo. Tienes más detalles en la guía sobre cuánto tiempo guardar las facturas.
Paso 7: deja de usar el Excel para facturar
Desde el día del cambio, todas tus facturas deben salir del programa. La Agencia Tributaria es clara: en general no se puede emitir parte de las facturas con un sistema de facturación y otra parte de otra forma. Si sigues usando el Excel, que sea solo como archivo de consulta de las facturas antiguas, sin emitir ninguna nueva.
Qué hacer con los gastos
Si llevabas tus gastos en otra hoja de Excel, decide si los llevarás también en el programa. Muchos programas permiten registrar las facturas recibidas, fotografiarlas desde el móvil y calcular el IVA deducible del trimestre. Si das el paso, hazlo desde el mismo día que empiezas a facturar con el programa, para que cada trimestre esté completo en un solo sitio. Los gastos de trimestres anteriores no hace falta pasarlos.
Cobros pendientes de facturas antiguas
Puede que en el momento del cambio tengas facturas emitidas con Excel que todavía no te han pagado. No las vuelvas a emitir en el programa: ya están emitidas y declaradas. Anota en una lista aparte qué facturas antiguas están pendientes de cobro y márcalas cuando las cobres. Si alguna hay que corregirla, la rectificativa sí puedes emitirla ya desde el programa, haciendo referencia a la factura original.
Ejemplo de calendario de cambio
| Cuándo | Qué haces |
|---|---|
| Mediados de marzo | Eliges programa y preparas clientes y productos en Excel |
| Última semana de marzo | Configuras el programa e importas los datos |
| 31 de marzo | Emites tu última factura con Excel y guardas todo en PDF |
| 1 de abril | Emites la primera factura con el programa |
| Del 1 al 20 de abril | Presentas el primer trimestre con los datos del Excel |
| Julio | Presentas el segundo trimestre ya con el programa |
Lista de comprobación final
- Programa con declaración responsable de Verifactu.
- Clientes y productos importados, con NIF revisados.
- Series configuradas: ordinaria, rectificativas y, si hace falta, tiques.
- Numeración continua con la última factura de Excel o serie nueva.
- Factura de prueba revisada y QR comprobado.
- Facturas antiguas guardadas en PDF y con copia de seguridad.
- Excel retirado para emitir facturas nuevas.
Errores frecuentes
- Cambiar a mitad de trimestre y mezclar sistemas en una misma declaración.
- Empezar la numeración del programa en 1 sin cambiar de serie.
- No revisar los NIF de los clientes antes de importarlos.
- Seguir emitiendo facturas con Excel «solo para algunos clientes».
- Borrar el Excel antiguo antes de guardar las facturas en PDF.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que comunicar a Hacienda que cambio de programa?
No hay que comunicarlo. Lo que sí debes hacer es usar un programa que cumpla Verifactu y mantener la numeración correlativa.
¿Puedo importar mis facturas antiguas al programa?
Algunos programas lo permiten, pero no es necesario. Lo importante es conservarlas durante el plazo legal.