Sí, podrás seguir facturando con Excel o Word a partir de 2027, siempre que uses el archivo solo para escribir los datos de la factura, emitirla e imprimirla y guardarla. Según la Agencia Tributaria, en ese caso no es un sistema de facturación y Verifactu no te afecta. Pero si tu hoja de cálculo procesa los datos de tus facturas para generar tu libro registro, tu contabilidad u otros resultados fiscales, sí lo es, y una hoja casera no puede cumplir el reglamento. Además, desde octubre de 2028 el PDF dejará de valer para facturar a empresas.
El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció su intención de aplazar de nuevo Verifactu para que coincida con la factura electrónica obligatoria: octubre de 2027 para las empresas que facturan más de 8 millones de euros y octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos. Mientras no se apruebe y publique en el BOE, las fechas legales siguen siendo el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos. Puedes seguir la información oficial en la página de Verifactu de la Agencia Tributaria. Actualizaremos esta guía cuando se apruebe.
Índice
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- Lo que dice Hacienda
- Qué casos están permitidos y cuáles no
- Ejemplos
- Si sigues con Excel o Word: lo que tienes que hacer bien
- Seguir con Excel o cambiar: pros y contras
- La regla de no mezclar
- El problema llega en 2028: la factura electrónica
- Las alternativas
- Cómo pasar de Excel a un programa
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Lo que dice Hacienda
La Agencia Tributaria lo explica en sus preguntas frecuentes. El reglamento no te afecta si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se usan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
En cambio, sí son un sistema de facturación si además se utilizan para procesar esa información y generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad u otros resultados para cumplir con Hacienda. El ejemplo que pone la Agencia es una hoja con una macro programada para generar el libro registro de facturas expedidas.
La AEAT añade que puede comprobar si tu hoja o tu procesador de textos cumplen o no esos criterios, según sus funciones y herramientas.
Qué casos están permitidos y cuáles no
| Cómo facturas | ¿Es sistema de facturación? |
|---|---|
| Plantilla de Word en la que escribes cada factura y la guardas en PDF | No |
| Hoja de Excel por factura, en la que escribes los datos y la imprimes | No |
| Listado en Excel de tus facturas emitidas, con sumas | No, según la AEAT |
| Hoja de Excel que, con fórmulas o macros, vuelca cada factura a tu libro registro | Sí |
| Hoja de Excel que genera tu contabilidad o el borrador de tus impuestos a partir de las facturas | Sí |
| Programa de facturación, aunque sea gratuito | Sí, y debe cumplir Verifactu |
¿Y las fórmulas que calculan el IVA dentro de la factura?
Es la duda más habitual. Las preguntas frecuentes de la AEAT no lo tratan de forma directa: dicen que los listados con sumas u otras reglas de cálculo no convierten la hoja en un sistema de facturación, y ponen el límite en generar libros registro, contabilidad u otros resultados. Una fórmula que multiplica la base por el 21 % dentro de la misma factura parece formar parte de «expedir» la factura, pero no hay un criterio oficial explícito. Si quieres evitar cualquier duda, la alternativa más segura es la aplicación gratuita de facturación de la AEAT.
Ejemplos
Laura, traductora. Tiene una plantilla de Word. Para cada factura, abre la plantilla, escribe los datos y la cantidad, calcula el IVA y la retención con la calculadora y guarda el PDF. Lleva su libro registro aparte, en una libreta. No es un sistema de facturación: Verifactu no le afecta.
Jorge, electricista. Usa un Excel descargado de internet. En una pestaña hace la factura y, con una macro, cada factura se copia a otra pestaña que funciona como libro registro y calcula el IVA trimestral. Es un sistema de facturación: desde el 1 de julio de 2027 debería cumplir Verifactu, y una hoja casera no puede hacerlo. Tiene que cambiar de método.
Marta, diseñadora. Hace cada factura en una hoja de Excel independiente y, a final de trimestre, copia a mano los totales en otra hoja que le sirve de resumen. Según el criterio de la AEAT, los listados con sumas no la convierten en un sistema de facturación, porque no genera ningún resultado de forma automática a partir de las facturas.
Si sigues con Excel o Word: lo que tienes que hacer bien
Seguir facturando así es posible, pero exige orden:
- Mantén la numeración correlativa a mano, sin saltos ni duplicados. Tienes las reglas en la guía de numeración de facturas.
- Incluye todos los datos obligatorios en cada factura, según los requisitos de una factura válida.
- No vincules tus facturas con fórmulas o macros a tu libro registro ni a tu contabilidad.
- Guarda cada factura en PDF y no la modifiques una vez enviada. Si hay un error, emite una factura rectificativa.
- No mezcles métodos: si empiezas a usar un programa de facturación, todas tus facturas deben salir de él.
Seguir con Excel o cambiar: pros y contras
| Seguir con Excel o Word | Pasar a un programa o a la app de la AEAT | |
|---|---|---|
| Coste | Ninguno | De 0 a unos 15 € al mes |
| Verifactu | No te afecta si solo escribes, imprimes y guardas | Cumplido por el programa |
| Libros registro | Los llevas tú, aparte | El programa los genera |
| Impuestos trimestrales | Los calculas tú | Muchos programas preparan el borrador |
| Riesgo de errores | Alto: numeración y cálculos a mano | Bajo |
| Factura electrónica a empresas en 2028 | No sirve | Los programas se están adaptando |
Si emites pocas facturas a particulares, seguir con Word o Excel puede tener sentido. Si facturas a empresas o emites muchas facturas, el cambio suele compensar.
La regla de no mezclar
La AEAT es clara: en general, no puedes emitir parte de tus facturas con un sistema de facturación y otra parte a mano o con un método que no lo sea. Si usas un programa para algunas facturas, todas deben salir de él.
Hay una excepción concreta: si no usas ningún sistema de facturación y solo necesitas emitir facturas electrónicas a la Administración pública, puedes hacerlo con el programa gratuito MiFacturae sin romper esa regla.
El problema llega en 2028: la factura electrónica
Aunque Verifactu no te afecte, hay otra obligación en camino. Desde el 6 de octubre de 2028, las facturas que los autónomos emitan a empresas y a otros autónomos deberán ser facturas electrónicas estructuradas, no PDF. Un Word o un Excel no generan ese formato.
Es decir, si tus clientes son empresas, facturar con Word o Excel tiene fecha de caducidad. Lo explicamos en la guía de la factura electrónica obligatoria. Si tus clientes son particulares, esta segunda obligación no te afecta.
Las alternativas
Si decides dejar Excel o Word, tienes opciones baratas o gratuitas:
- La aplicación gratuita de la AEAT: cumple Verifactu, sin límite de facturas, aunque solo emite facturas completas y no lleva gastos ni impuestos.
- Programas de facturación de bajo coste, desde unos 7 € al mes, que además llevan tus libros registro y te preparan los borradores del 303 y el 130.
Tienes precios y planes en nuestra comparativa de programas de facturación.
Cómo pasar de Excel a un programa
- Elige el momento: lo ideal es a principio de trimestre, para no mezclar métodos en una misma declaración.
- Decide la numeración: continúa tu serie desde el último número o empieza una serie nueva.
- Da de alta tus clientes en el programa con sus datos fiscales completos.
- Guarda tus facturas antiguas en PDF: debes conservarlas al menos cuatro años.
- Desde ese día, factura solo con el programa.
Errores frecuentes
- Usar una plantilla con macros sin saber lo que hacen. Revisa si vuelca datos a otras pestañas.
- Vincular la factura a una hoja de resumen automático y pensar que sigue siendo «solo Excel».
- Mezclar facturas del programa con facturas de Word en el mismo periodo.
- Modificar una factura ya enviada en el archivo en lugar de emitir una rectificativa.
- Olvidar que en 2028 el PDF deja de valer para facturar a empresas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar una plantilla de factura de Excel descargada de internet?
Sí, siempre que solo la uses para escribir, emitir y guardar la factura. Revisa que no tenga macros o fórmulas que lleven los datos a un libro registro o a otra pestaña de resumen automático. Si quieres una que cumpla esa condición, tienes nuestra plantilla de factura en Excel gratis.
¿Google Sheets o Numbers son diferentes de Excel?
No. La AEAT habla de hojas de cálculo y procesadores de texto en general, y menciona expresamente otros como Numbers o Pages. El criterio es el mismo: depende de lo que hagas con ellos.
¿Hacienda puede revisar mi hoja de cálculo?
Sí. La Agencia Tributaria indica que puede comprobar si tu hoja o tu procesador de textos cumplen los criterios para no ser un sistema de facturación, según las funciones y herramientas que tengan. Si en una comprobación ve macros o fórmulas que generan tus libros registro, podría considerarlo un sistema de facturación que no cumple. Las consecuencias están en la guía de sanciones por no adaptarse a Verifactu.
¿Si mi gestoría me hace las facturas, me afecta?
Si tu asesor emite tus facturas con un sistema de facturación, es él quien debe generar los registros, pero la responsabilidad de que tus facturas cumplan sigue siendo tuya.