Un buen presupuesto deja claro qué vas a hacer, cuánto costará con IVA, cuándo lo entregarás, cómo te pagarán y qué no está incluido. Aquí puedes descargar una plantilla de presupuesto en Excel gratis, con el cálculo del IVA y un espacio para la aceptación del cliente. Un presupuesto no es una factura: no tiene que cumplir el reglamento de facturación ni Verifactu, pero sí puede obligarte frente al cliente una vez aceptado. Te explicamos cómo usarla.
Descargar la plantilla de presupuesto (Excel, 7 KB)
Índice
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- Qué incluye la plantilla
- ¿Es obligatorio hacer presupuestos?
- Qué debe incluir un buen presupuesto
- Un ejemplo
- Del presupuesto a la factura
- Presupuesto y Verifactu
- Cómo calcular el precio
- Presupuestos a particulares y a empresas
- Cómo enviarlo y hacer seguimiento
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué incluye la plantilla
| Bloque | Contenido |
|---|---|
| Datos del presupuesto | Número, fecha y fecha de validez |
| Profesional | Tus datos de contacto y tu NIF |
| Cliente | Nombre, NIF si lo tienes y dirección de la obra o del servicio |
| Líneas | Hasta diez partidas con cantidad, precio y tipo de IVA |
| Totales | Base, IVA y total, calculados solos |
| Condiciones | Plazo, forma de pago, lo que no incluye y la aceptación del cliente |
Funciona con Excel, LibreOffice y Google Sheets. Las celdas amarillas son las que rellenas.
¿Es obligatorio hacer presupuestos?
En general, no. Pero hay dos situaciones en las que conviene o es obligatorio:
- Con consumidores, la normativa de defensa de los consumidores exige informar del precio total antes de contratar, impuestos incluidos. Un presupuesto por escrito es la forma más clara de hacerlo.
- En algunos sectores, como los talleres de reparación de vehículos o la reparación de electrodomésticos, la normativa da al cliente derecho a un presupuesto previo por escrito.
Fuera de esos casos, el presupuesto es tu mejor protección: cuando surge un desacuerdo, lo que dice el papel firmado es lo que cuenta.
Qué debe incluir un buen presupuesto
1. Una descripción concreta
«Reforma del baño» no basta. Mejor «Retirada de bañera y colocación de plato de ducha de 80 × 120 cm, incluida la fontanería y el alicatado de la zona afectada». Cuanto más concreta sea la partida, menos discusiones.
2. Precios sin IVA y con IVA
Pon el precio de cada partida sin IVA, el tipo aplicable y el total con IVA. Si trabajas con particulares, el precio final es lo que les importa. En reformas de vivienda puede aplicarse el 10 % si se cumplen los requisitos; lo explicamos en la guía de facturación para reformas.
3. Lo que no incluye
Es la parte que más problemas evita: licencias, tasas, desplazamientos, materiales que aporta el cliente, cambios de diseño a partir de la segunda revisión. Si no está, el cliente puede entender que estaba incluido.
4. Plazo de ejecución
Una fecha o un plazo desde la aceptación: «en un plazo de 15 días laborables desde la aceptación y el pago del anticipo».
5. Forma de pago
Por ejemplo: «30 % a la aceptación, 70 % a la entrega, por transferencia en un plazo de 15 días». Recuerda que los pagos entre empresas y profesionales en efectivo tienen un límite de 1.000 euros.
6. Validez
Los precios cambian. Indica hasta cuándo es válido: 15 o 30 días es lo habitual.
7. Aceptación
Un espacio para la firma y la fecha del cliente, o una frase como «la aceptación por correo electrónico de este presupuesto tiene la misma validez». Guarda ese correo.
Un ejemplo
Un diseñador web presupuesta una página para una academia:
| Partida | Cantidad | Precio | Base |
|---|---|---|---|
| Diseño de la página de inicio y 4 páginas interiores | 1 | 900,00 € | 900,00 € |
| Maquetación y adaptación a móvil | 1 | 600,00 € | 600,00 € |
| Formación de una hora para el equipo | 1 | 60,00 € | 60,00 € |
Base 1.560 euros, IVA del 21 % 327,60 euros, total 1.887,60 euros. No incluye: textos, fotografías, dominio ni alojamiento. Dos rondas de cambios incluidas. Pago: 30 % al aceptar y 70 % al publicar.
Del presupuesto a la factura
El presupuesto aceptado no sustituye a la factura. Cuando terminas el trabajo, emites la factura con tu programa o tu plantilla de factura, con su número correlativo y todos los requisitos.
Si cobras un anticipo
Cuando cobras un anticipo antes de hacer el trabajo, el IVA de ese anticipo se devenga en el momento del cobro, según la Ley del IVA. Por eso debes emitir una factura del anticipo con su IVA, y al terminar, una factura final por el resto, en la que descuentas lo ya facturado.
| Factura | Base | IVA | Total |
|---|---|---|---|
| Anticipo del 30 % | 468,00 € | 98,28 € | 566,28 € |
| Final (100 % menos anticipo) | 1.092,00 € | 229,32 € | 1.321,32 € |
Si además eres profesional y facturas a una empresa, aplica la retención en cada factura.
Si el trabajo cambia
Si el cliente pide más cosas, no las añadas sin más: haz un presupuesto complementario y pide que lo acepte. Así la factura final coincidirá con lo aceptado.
Presupuesto y Verifactu
Un presupuesto no es una factura, así que no tiene que cumplir Verifactu ni el reglamento de facturación. Muchos programas de facturación permiten hacer presupuestos y convertirlos en factura con un clic; en ese caso, la factura sí se registra con Verifactu cuando la emites. Si quieres saber si te afecta, haz el test de Verifactu.
Cómo calcular el precio
Un presupuesto solo sirve si el precio cubre tus costes. Una forma sencilla de calcularlo:
- Estima las horas que te llevará el trabajo, incluidas reuniones, desplazamientos y revisiones.
- Multiplica por tu precio por hora. Para calcularlo, suma lo que quieres ganar al año, tu cuota de autónomos, tus gastos fijos y un margen, y divídelo entre las horas que realmente facturas, que suelen ser bastantes menos que las que trabajas.
- Suma los materiales y los gastos específicos del trabajo.
- Añade un margen para imprevistos, del 10 % al 15 % en trabajos difíciles de estimar.
- Suma el IVA al final.
Recuerda que de lo que cobres tendrás que apartar el IVA, el IRPF y la cuota. Calcula cuánto con la calculadora para autónomos.
Presupuestos a particulares y a empresas
| Particulares | Empresas y profesionales | |
|---|---|---|
| Precio | Siempre con IVA incluido y bien visible | Sin IVA, con el IVA aparte |
| Retención | No | Si eres profesional, indica que se aplicará en la factura |
| Aceptación | Firma o correo del cliente | Muchas empresas envían una orden de pedido: guárdala |
| Plazos de pago | Los que pactéis | Máximo de 60 días por ley de morosidad |
Cómo enviarlo y hacer seguimiento
- Envíalo en PDF, nunca el Excel editable.
- Explica en el correo lo más importante: precio total, plazo y validez.
- Haz seguimiento unos días antes de que caduque: muchos presupuestos se aceptan tras un recordatorio.
- Lleva un registro de los presupuestos enviados, aceptados y rechazados: te ayuda a ajustar tus precios.
Errores frecuentes
- Descripciones genéricas que dejan margen a interpretaciones.
- No indicar si el precio lleva IVA: con particulares, el precio anunciado debe incluir impuestos.
- No poner fecha de validez y tener que respetar un precio de hace un año.
- Cobrar anticipos sin factura.
- Empezar sin aceptación por escrito.
Preguntas frecuentes
¿El presupuesto tiene que llevar número?
No es obligatorio, pero numerarlos te ayuda a encontrarlos y a relacionarlos con la factura. Usa una serie distinta de la de las facturas, como P-2027-001.
¿Puedo cobrar por hacer un presupuesto?
Sí, si lo avisas antes. En reparaciones a consumidores, algunas normas sectoriales lo regulan: infórmate de la de tu sector.
¿Qué pasa si el cliente acepta y luego se echa atrás?
Depende de lo que hayáis pactado. Por eso conviene incluir una condición sobre el anticipo: por ejemplo, que no se devuelve si el trabajo ya ha empezado.
¿Puedo hacer el presupuesto con mi programa de facturación?
Sí, y es lo más cómodo si ya usas uno: la mayoría permite crear presupuestos y convertirlos en factura cuando el cliente los acepta, sin volver a escribir los datos. Si estás valorando cambiar de la plantilla a un programa, lee la guía para pasar de Excel a un programa de facturación.
¿Qué hago si el trabajo cuesta más de lo presupuestado?
Si el exceso se debe a algo que no estaba incluido o a cambios del cliente, avísale antes de hacerlo y pide que acepte un presupuesto complementario. Si se debe a un error tuyo de cálculo, en general tendrás que respetar el precio aceptado. Por eso conviene dejar claro qué no incluye y añadir un margen para imprevistos.
¿Tengo que guardar los presupuestos?
No hay un plazo legal específico, pero conviene guardar los presupuestos aceptados junto a la factura durante el mismo tiempo que las facturas: si hay una reclamación o una comprobación, demuestran lo que pactaste.