Una factura rectificativa corrige una factura que ya emitiste: lleva su propia serie, identifica la factura original, explica el motivo y muestra los importes corregidos o la diferencia. Aquí tienes una plantilla de factura rectificativa en Excel gratis con todos esos campos y los totales calculados. Debajo te enseñamos a rellenarla en los tres casos más habituales: un error en los datos del cliente, una devolución parcial y un tipo de IVA equivocado.
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Índice
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- Qué incluye la plantilla
- Lo que exige el reglamento
- Caso 1: el NIF del cliente estaba mal
- Caso 2: una devolución parcial
- Caso 3: aplicaste el IVA equivocado
- Paso a paso para usar la plantilla
- La serie de rectificativas
- Plantilla de Excel y Verifactu
- Cómo afecta a tus impuestos
- Rectificar un tique
- Descuentos por volumen
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué incluye la plantilla
| Bloque | Qué rellenas |
|---|---|
| Datos de la factura | Número de la serie rectificativa, fecha de expedición y fecha de la operación |
| Factura que se rectifica | Número y fecha de la original, motivo y método |
| Emisor y cliente | Los mismos datos que en una factura normal, corregidos si era ese el error |
| Líneas | Hasta ocho conceptos; en negativo si rectificas por diferencias |
| Totales | Base, IVA, retención y total, calculados solos |
Funciona con Excel, LibreOffice y Google Sheets. Rellena solo las celdas amarillas.
Lo que exige el reglamento
Según el artículo 15 del Reglamento de facturación, una factura rectificativa debe:
- Tener todos los datos de una factura normal.
- Llevar una serie específica, distinta de la de tus facturas ordinarias.
- Hacer constar que es rectificativa.
- Identificar la factura rectificada (número y fecha) o, si rectifica varias, el periodo.
- Indicar la descripción de la corrección: el motivo y qué cambia.
Puedes reflejar los importes de dos formas:
| Método | Cómo se hace | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Por diferencias | Solo muestras lo que cambia, en negativo si reduces | Descuentos, devoluciones, rebajas de precio |
| Por sustitución | Muestras la factura completa correcta | Errores en datos, cambios de tipo de IVA, varios errores a la vez |
Tienes la explicación completa, con el plazo de cuatro años y cómo declararla, en la guía de cómo hacer una factura rectificativa.
Caso 1: el NIF del cliente estaba mal
Una diseñadora emitió la factura 2027-014 con un NIF del cliente equivocado. El importe era correcto: 1.000 euros más IVA, con una retención del 15 %.
Cómo rellenar la plantilla:
- Número: R-2027-001.
- Factura rectificada: 2027-014, con su fecha.
- Motivo: «Corrección del NIF del destinatario».
- Método: por sustitución.
- Cliente: los datos correctos.
- Líneas: las mismas de la original, 1.000 euros al 21 %.
- Retención: 15 %.
El total es el mismo (1.060 euros). No cambia nada en el modelo 303 ni en el 130, pero el cliente necesita la factura correcta para deducirse el IVA y declarar la retención.
Caso 2: una devolución parcial
Una tienda en recargo de equivalencia vendió a una empresa 10 sillas a 80 euros (factura 2027-120). El cliente devuelve 2.
- Número: R-2027-002.
- Factura rectificada: 2027-120.
- Motivo: «Devolución de 2 unidades».
- Método: por diferencias.
- Línea: «Devolución de sillas», cantidad −2, precio 80 euros.
La plantilla calcula una base de −160 euros, un IVA de −33,60 euros y un total de −193,60 euros. Esa cantidad es la que devuelves al cliente. En tu libro de ingresos la anotas en negativo, y en el 303 del trimestre reduce tu IVA repercutido.
Caso 3: aplicaste el IVA equivocado
Un fontanero facturó una reparación en una vivienda al 21 % (factura 2027-031, base 2.000 euros), pero cumplía los requisitos del 10 % para obras de renovación en vivienda particular.
- Número: R-2027-003.
- Factura rectificada: 2027-031.
- Motivo: «Aplicación del tipo reducido del 10 % en lugar del 21 %».
- Método: por sustitución.
- Líneas: los mismos conceptos, con el tipo de IVA al 10 %.
La factura correcta queda en 2.000 euros más 200 de IVA. Devuelves al cliente los 220 euros de diferencia y, en el 303, declaras la rectificación. Recuerda los requisitos del 10 %, que explicamos en la guía de facturación para reformas.
Paso a paso para usar la plantilla
- Abre la plantilla y guárdala con el nombre de la rectificativa:
R-2027-001_Cliente.xlsx. - Rellena tus datos y los del cliente.
- Identifica la factura original con su número y su fecha.
- Explica el motivo en una frase clara.
- Elige el método y rellena las líneas en positivo (sustitución) o en negativo (diferencias).
- Revisa la retención: si la original tenía retención, la rectificativa también, con el mismo porcentaje.
- Guarda el PDF y envíalo al cliente.
- Anótala en tu libro. Si usas nuestro libro de ingresos y gastos, añade una fila con los importes en negativo o con la diferencia.
La serie de rectificativas
Usa una serie propia, con su numeración correlativa, por ejemplo R-2027-001, R-2027-002. Nunca uses números de tu serie normal para una rectificativa. Te lo explicamos en la guía de numeración de facturas.
Plantilla de Excel y Verifactu
Igual que con la plantilla de factura, una hoja que solo usas para escribir, imprimir y guardar no es un sistema de facturación. Pero si haces tus facturas con un programa, la rectificativa también tiene que salir de ese programa: no puedes hacer las facturas con un sistema que cumple Verifactu y las rectificativas en Excel. Con Verifactu, el programa registra la rectificativa y la relaciona con la original.
Si no tienes claro si Verifactu te afecta, haz el test de Verifactu.
Cómo afecta a tus impuestos
| Impuesto | Qué hacer |
|---|---|
| IVA (modelo 303) | Declara la rectificativa en el trimestre en que la emites. Si reduce el IVA, resta en el IVA repercutido; si lo aumenta y se debe a un error, puede que tengas que corregir el trimestre original |
| IRPF (modelo 130) | Ajusta tus ingresos en el trimestre: el 130 es acumulado, así que la corrección se recoge sola |
| Retenciones | Si la rectificativa cambia la retención, avisa al cliente, que la declara en su modelo 111 |
Tienes los detalles en la guía de cómo hacer una factura rectificativa y en la del modelo 303 paso a paso.
Rectificar un tique
Si el error está en una factura simplificada (un tique), también se rectifica con una rectificativa, que puede ser simplificada si se cumplen los requisitos. Si un cliente particular pide después una factura completa con sus datos para un tique ya emitido, no hace falta una rectificativa: emites una factura completa que sustituye al tique y lo identifica.
Descuentos por volumen
Si das a un cliente un descuento al final del trimestre o del año por haber superado cierto volumen de compras, puedes hacer una sola rectificativa por diferencias que recoja el descuento de todas las facturas del periodo. En el motivo, indica «Descuento por volumen del periodo» y las fechas.
Errores frecuentes
- Editar la factura original en lugar de emitir una rectificativa.
- Usar la serie normal para la rectificativa.
- No indicar el número de la factura que se rectifica.
- Olvidar la retención en la rectificativa de una factura que la tenía.
- Hacer una rectificativa por un impago: en general, un impago no se rectifica, salvo en los supuestos de créditos incobrables que prevé la ley del IVA.
Preguntas frecuentes
¿Puedo rectificar varias facturas a la vez?
Sí, con una sola rectificativa, siempre que identifiques todas las facturas rectificadas o el periodo al que se refieren. Es habitual en descuentos por volumen al final del trimestre.
¿Qué fecha pongo?
La fecha en que emites la rectificativa. La de la factura original va en el bloque de la factura rectificada.
¿El cliente tiene que aceptarla?
No hace falta su aceptación, pero debes enviársela para que ajuste su contabilidad.
¿Hasta cuándo puedo hacer una rectificativa?
En general, durante los cuatro años siguientes al devengo del impuesto, que es el plazo de prescripción. Pero cuanto antes la hagas, mejor: si el error afecta al IVA de un trimestre ya presentado, corregirlo pronto evita intereses y recargos.
¿Una nota de abono sirve como rectificativa?
Solo si cumple todos los requisitos de una rectificativa: serie específica, referencia a la factura original, motivo e importes. Llamarla «abono» no cambia nada; lo que cuenta es su contenido. La plantilla ya incluye todos los campos necesarios.
¿Puedo anular una factura que ya envié?
No se puede borrar ni anular sin más. Si la factura no debía existir, se emite una rectificativa que la deja a cero, con el motivo explicado. Te lo contamos en la guía de factura rectificativa.